- 發布人：admin
- 時間：2018-01-03
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各系部、各單位：
按照《高等學校檔案管理辦法》的規定要求，請各部門將本部門2017年產生的屬歸檔范圍的各類文件資料整理好移交至檔案室。若有2017年度以前未歸檔的檔案，按要求分年度整理好一并歸檔。現就有關事項通知如下：
一、歸檔范圍
（一）凡本部門在工作活動中直接形成的，能反映本部門工作和活動的，具有一定保存價值的文字、圖表、聲像等各種不同形式的載體材料均屬本單位檔案的歸檔范圍。
（二）歸檔的文件材料包括紙質材料和相應的聲像、電子等文件材料（如照片、光盤等）。聲像、電子類文件材料應隨紙質文件材料一同歸檔。
（三）以學校名義獲得的各種證書、獎牌、獎杯、錦旗等以及在校際交流中具有保存價值的實物檔案。
二、歸檔要求
（一）各部門應對歸檔工作給予高度重視，認真做好本部門檔案資料的收集、整理和歸檔工作。保證歸檔文件材料收集完整、齊全。特別要注重各類重大活動及會議的圖片、影像資料的收集和歸檔。
（二）凡各部門產生的文件材料涉及多個部門的，由主辦部門負責歸檔，相關部門協助提供相關材料。
（三）歸檔的紙質文件材料必須是原件，復印件原則上不歸檔。請示類文件如已答復，須提供相關批復材料，上級來文需要辦理并上報相關材料的，要求將上報的相關材料附上。各單位報表、名冊、圖冊、匯編等已裝訂的材料，以冊（本）為單位移交。
（四）聲像檔案：錄音、錄像帶、錄影光盤、數碼照片等均應貼上標簽, 必須附有文字說明，內容包括事由（事件）、時間、地點、人物、拍攝者。
（五）實物檔案：標明實物名稱、獲得時間和頒發（贈）單位。
（六）各部門及個人原則上不保留任何檔案，如工作需要備查的可保留復印件。
三、檔案移交
（一）歸檔驗收
移交檔案時，交接雙方當面檢查，按歸檔要求進行驗收,不符合要求的要退回歸檔部門返工，直至驗收合格后方可辦理移交手續。
（二）移交手續
歸檔單位移交檔案材料時必須填寫“檔案移交目錄表”，“檔案移交目錄表”須部門負責人簽字并加蓋所在部門印章；若無檔案材料移交的部門，要求寫一份無檔案移交的情況說明，部門負責人簽字并加蓋所在部門印章。
（三）移交時間
為了保證學院檔案的立卷歸檔按進度進行，各部門務必于2018年1月10日前移交2017年度歸檔材料。
（四）移交地點
學院綜合檔案室（行政大樓8樓），聯系人：周麗，聯系電話：65336159（6062），郵箱：15150002@qq.com。
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附件：歸檔文件目錄表（空表）
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黨政辦公室
2018年1月2日
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